Cette politique de protection des données à caractère personnel s’adresse aux internautes, clients et prospects (ci-après « vous ») dans le cadre (i) de l’utilisation du site internet https://www.hotel-bb.com/ (ci-après le « Site ») et de l’application mobile B&B HOTELS (ci-après l’« Application ») présentant la plateforme de réservation de chambres d’hôtel B&B en ligne (ci-après la « Plateforme »), (ii) de la fourniture de nos programmes de fidélité en France et (iii) des séjours dans les hôtels exploités par B&B HOTELS, sur le territoire français.
Elle a pour objectif de vous informer, conformément au Règlement n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement » ou « RGPD »), sur la manière dont vos informations personnelles peuvent être collectées et traitées dans le cadre de (i) la réservation de votre séjour (via la Plateforme ou non), (ii) la gestion de votre séjour dans l’un de nos hôtels en France, (iii) la gestion des programmes de fidélité, et (iv) l’évaluation et l’amélioration de nos services.
Les finalités précises sont listées et détaillées à l’article 6 de la présente politique.
Responsable de traitement unique
ci-après dénommées ensemble « B&B HOTELS » sont chacune respectivement responsable de traitement unique pour les finalités suivantes :
(1) Le traitement des réservations qui ne sont pas réalisées par l’intermédiaire de la Plateforme ;
(2) La gestion des contrats d'hébergement ;
(3) L’exercice des droits des personnes concernées au titre du RGPD ;
(4) La gestion des sinistres ;
(5) La gestion des fiches individuelles de police ; et
(6) La mise en place d’un système de vidéosurveillance/vidéoprotection.
En outre, B&B HOTELS exploite une centrale de réservation téléphonique commune aux hôtels exploités sous la marque B&B HOTELS en France (ci-après la « Centrale de réservation »).
Responsables de traitement conjoints
La société B&B SERVICES WESTERN EUROPE, société par actions simplifiée du Groupe B&B HOTELS, dont le siège social est au 271 rue du Général Paulet, 29200, Brest, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Brest sous le n° 904 630 902, intervient individuellement aux côtés de chacune des sociétés citées ci-avant en qualité de responsable de traitement conjoint, pour les finalités suivantes :
(1) La gestion du wifi ;
(2) La gestion des réclamations clients ;
(3) La gestion du recouvrement des impayés.
Certains hôtels en France, sont exploités au titre d’un contrat de franchise. Dans ce cadre, la société B&B HOTELS, société par actions simplifiée, dont le siège social est au 271 rue du Général Paulet, 29200, Brest, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Brest sous le n° 378 047 500, intervient aux côtés de chacune des sociétés franchisées qui assure l’exploitation de l’hôtel dans lequel vous séjournez, en qualité de responsable de traitement conjoint, pour les finalités suivantes :
(1) Le traitement des réservations réalisées ou non par l’intermédiaire de la Plateforme ;
(2) La gestion des contrats d'hébergement ;
(3) La gestion de la prospection commerciale ;
(4) La gestion des programmes de fidélité ;
(5) La gestion des fiches individuelles de police.
B&B HOTELS exploite la Plateforme qui constitue un système central de réservation commun aux hôtels.
D’autres sociétés du groupe B&B Hôtels interviennent en qualité de responsables de traitement conjoints pour les finalités suivantes :
(1) La gestion de la Plateforme et le traitement des réservations réalisées par son intermédiaire ;
(2) La gestion de la prospection commerciale ;
(3) La gestion de la centralisation des réservations ;
(4) La gestion des programmes de fidélité.
Les sociétés dont la liste est accessible en cliquant ici interviennent en qualité de responsables de traitement conjoints pour (i) la gestion de la Plateforme et le traitement des réservations réalisées par son intermédiaire, (ii) la gestion de la prospection commerciale et (iii) la gestion de la centralisation des réservations.
Les sociétés dont la liste est accessible en cliquant ici interviennent en qualité de responsables de traitement conjoints pour la gestion du programme de fidélité payant de B&B HOTELS.
Les sociétés dont la liste est accessible en cliquant ici interviennent en qualité de responsables de traitement conjoints pour la gestion du programme de fidélité gratuit de B&B HOTELS.
B&B HOTELS a conclu avec les responsables de traitement conjoints des accords de co-responsabilité déterminant leurs obligations respectives, dont les grandes lignes sont disponibles sur simple demande adressée par mail à B&B HOTELS à l’adresse suivante : privacy.france@hotelbb.com ou à son délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo-france@hotelbb.com.
Les informations relatives aux traitements réalisés dans ce cadre sont détaillées ci-après.
| FINALITE | BASE LEGALE | DUREE DE CONSERVATION |
|---|---|---|
La gestion des réservations réalisées sur la Plateforme, auprès de la Centrale de réservation ou directement auprès des hôtels, et la gestion de votre séjour (y compris pour les séjours réservés sur les sites de réservation partenaires tiers (tel que Booking.com, Expedia…) et le suivi de la relation commerciale avec les clients dans le cadre de leur réservation
Ce traitement inclut la gestion des demandes de renseignement relatives aux hôtels (via le formulaire de contact disponible sur le Site), la gestion de l’enregistrement en ligne (« check in online »), et la proposition d’un service complémentaire de e-conciergerie au sein des hôtels (points d’intérêt à proximité, presse en ligne…) | L’exécution du contrat conclu entre les clients et B&B HOTELS Votre consentement pour la proposition d’un service complémentaire d’e-conciergerie. | En base active: Les données utilisées dans le cadre de la gestion de la relation avec le client sont conservées pendant toute la durée nécessaire à l’exécution du contrat. Les données concernant les paiements par carte bancaire sont conservées jusqu'au paiement effectif de toutes les sommes dues au titre du contrat de réservation jusqu'au premier jour du séjour (afin de couvrir un éventuel "no show") ou au titre du contrat d'hébergement (incluant consommations, frais de dédommagement tabac).
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, jusqu’à l’expiration de la prescription légale de cinq ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires Les données concernant les paiements par carte bancaire sont conservées pour la seule finalité de la gestion de la contestation d’une transaction pendant une durée de 13 mois suivant la date de débit, durée portée à 15 mois pour les cartes de paiement à débit différé. |
La gestion des réclamations clients
Notamment :
| L’exécution du contrat conclu entre les clients et B&B HOTELS. | En base active : Les données utilisées dans le cadre de la gestion des réclamations clients sont conservées pendant toute la durée nécessaire au traitement de la réclamation.
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, jusqu’à l’expiration de la prescription légale de cinq ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires |
| La mise à disposition et la gestion du WIFI dans les hôtels, dont la conservation des données de connexion pour les besoins des procédures pénales, de la prévention des menaces contre la sécurité publique et de la sauvegarde de la sécurité nationale | Votre consentement à utiliser le WIFI mis à disposition dans l’hôtel pour vous permettre de vous connecter à Internet
Le respect d’une obligation légale (article L.34 du CPCE) | En base active :
Pour des besoins d’administration des systèmes, de fourniture du Service WIFI et pour remédier aux dysfonctionnements des systèmes informatiques utilisés : pendant un ans à compter du jour de leur enregistrement.
Pour optimiser l’utilisation du Service WIFI et maintenir la connexion de l’Utilisateur d’un usage à l’autre sans avoir à se reconnecter, le numéro d’identification du terminal : pendant un délai de 24 heures. |
L’amélioration des services de B&B HOTELS, notamment,
| L’intérêt légitime de B&B HOTELS | Durée nécessaire à la réalisation et au traitement de l’enquête de satisfaction ou de l’avis client et deux ans à compter de la publication de l'avis. Les enregistrements des conversations réalisées via la borne d’assistance sont conservés pendant une durée d’un mois à compter de leur enregistrement à des fins d’amélioration de la qualité de ce service. |
| L’élaboration de statistiques commerciales | L’intérêt légitime de B&B HOTELS | Durée nécessaire pour la réalisation de l'objectif visé par les statistiques ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition |
| La tenue de la comptabilité des clients et la conservation des documents comptables (obligations comptables et fiscales) y compris la gestion et le recouvrement des impayés | Le respect d’une obligation légale et l’intérêt légitime de B&B HOTELS | En base active : Les données nécessaires à la tenue de la comptabilité sont conservées pendant la durée de chaque exercice comptable. Les données nécessaires à la gestion et au recouvrement des impayés sont conservées jusqu’au recouvrement et sont supprimées au plus tard 48 heures à partir du moment où l’impayé a été effectivement soldé. En cas de non-régularisation ou d’action en recouvrement, les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la survenance de l’impayé.
En archivage intermédiaire : Pour la durée légale de conservation soit 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable de référence. En cas de contentieux ou de procédure collective, les données sont conservées jusqu'à obtention d'une décision définitive et de son exécution ou pendant 10 ans à compter du prononcé de la décision si elle ne fait pas l'objet d'une exécution. |
La réalisation d’opérations de prospection commerciale.
En particulier :
| Votre consentement :
L’intérêt légitime de B&B HOTELS de pouvoir proposer ses offres à ses clients professionnels pour les opérations par appels téléphonique donnant lieu à une intervention humaine (non automatisés) ou à ses clients non professionnels sur des produits ou services analogues.
L’intérêt légitime de B&B HOTELS de pouvoir proposer ses offres par e-mail, à ses clients et/ou prospects, sur des produits ou services analogues. | Jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact des personnes avec B&B HOTELS ou à compter de la dernière réservation.
Jusqu’à l'exercice du droit d’opposition ou 3 ans à compter du dernier contact des personnes avec B&B HOTELS ou à compter de la dernière réservation pour les opérations de prospection commerciale basées sur l’intérêt légitime. |
La gestion de la communication
Notamment :
| Votre consentement | En base active : Pour la communication externe : pendant la durée de la relation commerciale avec B&B Hôtels ou jusqu'à la désinscription.
Pendant la durée du jeu concours.
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, les données sont conservées jusqu’à l’expiration de la prescription légale de 5 ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires. |
| La gestion des programmes de fidélité (gestion de l’adhésion au programme gratuit et l’abonnement au programme de fidélité payant) | L’exécution du contrat de fidélité | En base active : Pour toute la durée de la relation contractuelle |
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, jusqu’à l’expiration de la prescription légale de cinq ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires | ||
| La gestion des demandes d’exercice de droit par les personnes concernées par un traitement de données à caractère personnel | Le respect d’une obligation légale (articles 15 et suivants du RGPD) | En base active : Pour toute la durée nécessaire au traitement de la demande.
En archivage intermédiaire : Les réclamations sont archivées pendant une durée 5 ans (6 ans en cas d’exercice du droit d’opposition) après le traitement de la demande à des fins probatoires.
|
| Le bon fonctionnement, l’amélioration et la sécurisation de notre Plateforme et de ses fonctionnalités, dont la mesure d’audience du Site, le support, la maintenance et l’adaptation de votre navigation | L’intérêt légitime de B&B HOTELS d’assurer le fonctionnement et la sécurité du Site et de la Plateforme.
Le consentement de l’utilisateur donné lors du dépôt des cookies non nécessaires. | Durée de vie des traceurs limitée à 6 mois
Durée de conservation des données collectées par le biais de traceurs : 25 mois au maximum
Durée de conservation des données de navigation via votre adresse IP, lorsque vous vous connectez à la Plateforme : pendant la durée de la connexion à la Plateforme et trois (3) mois au maximum |
| Enregistrement d'images par le moyen de la vidéoprotection | L’intérêt légitime de B&B HOTELS d’assurer la sécurité des biens et des personnes | Si aucun incident n’est constaté les images sont conservées seulement pendant quelques jours et en toute hypothèse pour une durée qui ne sera jamais supérieure à 1 mois.
En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre. |
| Etablissement et conservation des fiches individuelles de police, réponse aux réquisitions judiciaires des services de Police ou de Gendarmerie Nationale et demandes de renseignement des Douanes | Le respect d’une obligation légale (Délibération n°2016- 176 du 9 juin 2016 et article R.611-42 du CESEDA) | Les fiches de police remplie par toute personne de nationalité étrangère qui séjourne dans l’un de nos Hôtels sont conservées pendant 6 mois à compter de l’établissement de la fiche individuelle de police. |
La gestion des contentieux pénaux (lorsque B&B HOTELS is victime)
Notamment :
| L’intérêt légitime de B&B HOTELS d’assurer sa défense en cas de précontentieux et/ou contentieux | En base active : Les données utilisées dans le cadre de la gestion des contentieux pénaux sont conservées pendant toute la durée nécessaire au traitement du contentieux.
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, jusqu’à l’expiration de la prescription légale de cinq ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires. |
La gestion des demandes d'indemnisation des tiers liées à un sinistre
Notamment :
| L’intérêt légitime de B&B HOTELS d’assurer sa défense en cas de précontentieux et/ou contentieux | En base active : Les données utilisées dans le cadre de la gestion des contentieux pénaux sont conservées pendant toute la durée nécessaire au traitement du contentieux.
En archivage intermédiaire : Pour des finalités contentieuses ou précontentieuses, jusqu’à l’expiration de la prescription légale de cinq ans et pour la durée de la procédure jusqu’à l’épuisement des voies de recours ordinaires et extraordinaires. |
En l’absence de décision d’adéquation, B&B HOTELS n’effectue de transfert hors de l’Union européenne que moyennant des garanties appropriées, en l'occurrence des clauses contractuelles types définies par la Commission européenne, et dans le strict respect de la réglementation en vigueur.
Notamment, B&B HOTELS fait appel à un prestataire située hors de l’Union européenne avec lequel ont été signées des clauses contractuelles types dont une copie est disponible en nous contactant à l’adresse ci-dessous.
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données fondé sur l'article 6.1 (e) (nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public) ou 6.1 (f) (intérêts légitimes), y compris un profilage fondé sur ces dispositions, s’il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, et de vous opposer au traitement pour des finalités de marketing.
Aucune prise de décision de ce type n’est actuellement appliquée par B&B Hôtels.